Hilfsmittelpositionsnummer: Aufbau und 7 Regeln

Kurz gesagt: Die Hilfsmittelpositionsnummer hat zehn Stellen und ist im Datenträgeraustausch ein Pflichtfeld. Die ersten sieben Stellen beschreiben das Hilfsmittel, die letzten drei das konkrete Produkt. Ist nur die Produktart vereinbart, muss die Nummer auf zehn Stellen ergänzt werden. Fehlt eine bundesweite Nummer, greifen feste Auffüllregeln oder eine Pseudonummer aus dem Preisanhang des Vertrags.

In jeder Rechnungszeile an die Kasse stehen zwei Schlüssel nebeneinander: der Vertragsschlüssel, der sagt, nach welcher Vereinbarung abgerechnet wird, und die Positionsnummer, die sagt, was geliefert wurde. Den ersten erklärt der Beitrag zum Leistungserbringergruppenschlüssel. Um den zweiten geht es hier. Die Kassen nennen das Feld Abrechnungspositionsnummer (APN), im Alltag heißt die Nummer oft einfach Hilfsmittelnummer.

Die Nummer wirkt auf den ersten Blick wie eine Formalie. Sie entscheidet aber darüber, ob die Kasse die Position einem Preis zuordnen kann. Gelingt das nicht, geht die Rechnung zur Korrektur zurück.

Die zehn Stellen lesen

Die AOK Niedersachsen beschreibt die Nummer so: Sie besteht aus zehn Stellen und ist im Datenträgeraustausch ein Pflichtfeld. Die Stellen sind blockweise aufgebaut:

Bei Pflegehilfsmitteln zum Verbrauch beginnt jede Nummer mit 54.

Wer die Nummer liest, erkennt daran, wie weit die Vereinbarung reicht: bis zur Produktart oder bis zum einzelnen Produkt.

Punkt 1: Nur die Produktart vereinbart? Dann ergänzen

Im Vertrag steht mitunter nur die siebenstellige Produktart, die Rechnung verlangt aber zehn Stellen. Die AOK Niedersachsen regelt diesen Fall eindeutig: Ist für die abzurechnende Leistung nur die Produktart vereinbart, muss die Nummer auf die zehnstellige Hilfsmittelpositionsnummer aus dem GKV-Hilfsmittelverzeichnis ergänzt werden. Dasselbe verlangt die Technische Anlage zu § 302 SGB V: Gilt bundesweit eine zehnstellige Nummer, ist sie immer anzugeben, auch wenn der Preis nur auf Ebene der Produktart vereinbart wurde.

Die ergänzten letzten drei Stellen stammen damit aus dem Verzeichnis. Wer sie frei vergibt, erzeugt eine Nummer, die es dort nicht gibt.

Punkt 2: Gibt es keine bundesweite Nummer, gilt die Auffüllregel

Für manche Leistungen hat der GKV-Spitzenverband noch keine zehnstellige Nummer vergeben, die Struktur der Produktgruppe steht aber. Dann wird die Nummer nach einer festen Regel gebildet: Die ersten sieben Stellen bezeichnen die Produktart, an die achte Stelle tritt grundsätzlich die Ziffer 9, die neunte und zehnte Stelle werden mit Nullen gefüllt. Am Ende steht also die Ziffernfolge 900. So regelt es die Technische Anlage 3 zu § 302 SGB V (Abschnitt 8.2.2). Ausnahme: Ist ein Festbetrag auf Basis einer zehnstelligen Nummer festgelegt, ist diese vollständig anzugeben.

Für die Kasse ist daran erkennbar, dass auf Ebene der Produktart abgerechnet wird.

Punkt 3: Pseudonummern kommen aus dem Vertrag

Besteht für eine Produktgruppe noch gar keine Struktur, sieht die Technische Anlage eine Pseudo-Positionsnummer vor, kurz Pseudonummer: vorn die Produktgruppe, rechtsbündig die im Vertrag vereinbarte Nummer, dazwischen Nullen. Für Prothesen (Produktgruppe 24) mit der Vertragsnummer 123 lautet sie 2400000123. Kassen vereinbaren Pseudonummern aber auch für Produkte, die im Verzeichnis stehen. Die Knappschaft bittet darum, die Pseudonummern aus dem Preisanhang anstelle der Nummer des Einzelprodukts aus dem Hilfsmittelverzeichnis zu verwenden. Bei ihr stehen die Stellen 3 und 4 dieser Nummern auf 00.

Wichtig für die Zuordnung: Dieselbe Leistung kann bei einer anderen Kasse eine andere Nummer tragen. Deshalb gehört zu jeder Pseudonummer der Vertrag, für den sie gilt.

Punkt 4: Vertraglich vereinbarte Nummern gehen vor

Die AOK Niedersachsen formuliert es knapp: Es sind die vertraglich vereinbarten Nummern anzugeben. Über neue Abrechnungspositionsnummern informiert die Kasse.

Daraus folgt eine Arbeitsregel: Die Nummer hängt an der Kombination aus Produkt und Vertrag, nicht am Artikel allein. Wird dieselbe Leistung über einen anderen Vertrag abgerechnet, ist die dort vereinbarte Nummer zu prüfen.

Punkt 5: Keine Sammelpositionen

Die AOK Niedersachsen schließt das ausdrücklich aus: Es ist nicht zulässig, mehrere Positionen in einer Abrechnungspositionsnummer zusammenzufassen. Jede abgegebene Leistung gehört mit eigener Nummer, eigener Menge und eigenem Einzelpreis in die Rechnung, auch bei mehreren Artikeln derselben Gruppe am selben Tag.

Punkt 6: Vorläufige Nummern im Blick behalten

Neue Produkte können nach der Verfahrensordnung des GKV-Spitzenverbands schon vor der Fortschreibung einer Produktgruppe aufgenommen werden. Sie erhalten dann eine vorläufige Positionsnummer und stehen unter einer Platzhalter-Produktart mit der Bezeichnung N.N.

Für die Abrechnung heißt das: Eine Nummer kann korrekt sein und sich trotzdem ändern, sobald die Produktgruppe fortgeschrieben wird. Wer solche Produkte führt, sollte die Fortschreibungen der betroffenen Gruppen verfolgen.

Punkt 7: Fortschreibungen ändern Nummern

Das Hilfsmittelverzeichnis wird laufend fortgeschrieben, Produktgruppen werden überarbeitet und einzelne Anwendungsorte auch gestrichen. Im neunten Fortschreibungsbericht hat der GKV-Spitzenverband etwa in der Produktgruppe 32 (Therapeutische Bewegungsgeräte) drei Anwendungsorte samt zugehörigen Untergruppen und Produktarten gestrichen, in denen keine Hilfsmittel gelistet waren.

Eine geänderte Nummer meldet sich nicht von selbst, sie zeigt sich an der zurückgewiesenen Rechnung. Wer Produkte aus fortgeschriebenen Gruppen führt, legt die Prüfung der eigenen Nummern deshalb auf einen festen Termin im Jahr.

Wenn die Kasse zurückweist

Kommt eine Rechnung wegen der Positionsnummer zurück, führen drei Prüfungen zum Ziel: Steht die Nummer so im Vertrag oder im Verzeichnis? Hat sie zehn Stellen oder wurde sie auf die Produktart gekürzt? Und stammt eine Pseudonummer aus dem Vertrag genau dieser Kasse? Danach geht die korrigierte Rechnung erneut an die Kasse.

Die Nummer im Abrechnungslotsen

Im Abrechnungslotsen heißt das Feld HMVZ. Es steht an zwei Orten:

• Am Produkt. Unter Produkte ist HMVZ ein Pflichtfeld mit genau zehn Stellen. Diese Nummer übernimmt die Software in jede Rechnungszeile, in der das Produkt abgerechnet wird. Sie pflegen sie also einmal am Produkt und nicht in jeder Rechnung neu.
• Am LEGS-Vertrag. Inkontinenzhilfen rechnet der Abrechnungslotse als Pauschale über einen LEGS-Vertrag ab. Dort ist HMVZ ebenfalls ein Pflichtfeld mit genau zehn Ziffern, und in der Rechnung steht eine Pauschalposition mit dieser Nummer.

Wer Kostenvoranschläge über MIP einreicht, kann am GKV-Vertrag in der Zuordnung von Krankenkasse und Produktgruppe zusätzlich ein zehnstelliges MIP-HMVZ hinterlegen. Die MIP-Anbindung wird je Konto freigeschaltet.

Weiterführend

Wie die fertige Rechnung zur Kasse kommt, steht im Beitrag zum ITSG-Zertifikat. Ob der Versand über ein eigenes Zertifikat läuft oder über eine Abrechnungsstelle, entscheidet der Rechnungsweg, und bei der Zertifikatserneuerung zählt das tatsächliche Ablaufdatum: Seit 2. Januar 2026 neu ausgestellte Zertifikate gelten ein Jahr; bestehende Zertifikate behalten ihre bisherige Laufzeit.

Rechnungen an Privatversicherte und Selbstzahler laufen an diesem Verfahren vorbei und brauchen ein eigenes Mahnwesen. Häufige Fragen zur Einrichtung beantwortet der FAQ-Bereich.